Référent.e Contrôle interne F/H

Par délégation de la Direction des Opérations, le/la Référent.e Contrôle Interne contribue à la définition et à la dissémination des enjeux et avancées du Contrôle Interne au sein des missions opérationnelles. Il/elle a la charge de contrôler le respect des procédures définies par le siège, la bonne implémentation des process et contrôles métiers ainsi que l’identification des risques (financier, légal, ressources humaines, éthique) qui impactent nos opérations.

Il/elle est le garant de l’application des bonnes pratiques du contrôle interne et de la gestion des fraudes. Il/elle est aussi responsable du suivi de leurs performances et de leur efficacité dans les missions OCP. Son rôle couvre également la promotion, la mise en œuvre d'actions et de bonnes pratiques visant à améliorer les performances et l'efficacité des missions opérationnelles de OCP. Le/la Référent.e Contrôle interne est fortement en lien avec les différents départements du siège et il est membre de la Task Force sur le Safeguarding coordonnée par la direction générale de MSF. Il/elle est le responsable hiérarchique du MIO Support Contrôle interne dont Il/elle définit les attributions et le suivi des objectifs. Le/la Référent Contrôle Interne contribue à la définition et à la dissémination des enjeux et avancées du Contrôle Interne au sein des missions opérationnelles.

Principales responsabilités :

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service Gestion terrain, et en étroite collaboration avec la Direction des opérations.

Construire la politique de contrôle interne, suivre son implémentation et son évaluation

·          Cartographie les processus métiers, identifie les manquements, améliorations à apporter, et les risques associés en étroite collaboration avec les départements techniques.

·          Coordonne les améliorations à apporter (outils et basics), et les risques associés en étroite collaboration avec les départements techniques.

·          Crée et implémente un système simple et pérenne de suivi des contrôles et des dysfonctionnements par une approche préventive et via l’implémentation de comités de prévention des risques sur l’ensemble des missions opérationnelles.

·          Définit et formalise la stratégie de sensibilisation, communication, d’accompagnement et de suivi du contrôle interne.

·          Appui les cellules, les missions et les terrains dans l’identification et le suivi de leurs risques spécifiques.

Consolider et analyser les résultats de l’évaluation du contrôle interne avec l’appui des cellules opérationnelles et des départements techniques :

·          Produit la synthèse de l’état des lieux du contrôle sur l’ensemble du portefeuille opérationnel (analyse des Coordinations Action Plan, plan d’actions).

·          Identifie les faiblesses et met en évidence les risques opérationnels associés ainsi que les récurrences sur nos terrains avec comme objectif d’alerter les cellules et des départements techniques pour une amélioration de nos pratiques.

·          Coordonne les actions correctives départements/missions/cellules et s’assure qu’elles soient implémentées.

·          Assure la consolidation des résultats, des leçons apprises et les communique aux plateformes adaptées au siège ou sur le terrain.

Assister les équipes Opérationnelles et les départements supports dans la mise en œuvre / l'adaptation (proactive et réactive) du contrôle interne des missions opérationnelles :

·          Définit et propose une stratégie de support aux terrains, en étroite collaboration avec les cellules opérationnelles, en fonction des spécificités et des risques identifiés.

·          Soutien à la mise en œuvre (à distance ou sur place) du contrôle interne.

·          Supervise le Mobile Implementation Officer en charge du déploiement des Comités de Prévention des Risques sur les terrains : définition du programme de déploiement et de visites, support pour l’utilisation des outils, aide à la résolution de problème, validation des rapports de visite.

·          Forme les différentes équipes de MSF (support, cellules, terrains) à la compréhension des enjeux du contrôle interne (formations, briefing, visites…) .

·          Participe à l'amélioration des outils métiers, des listes de contrôles en étroite collaboration avec les autres départements (FIN, HR, Supply, OPS, LOG, MED) dans le développement, la définition des besoins et la gestion opérationnelle.

·          Participe via la Task Force Safeguarding OCP à la transversalité nécessaire entre les différentes cellules de réduction des risques (mise en œuvre de documents cadres transversaux et d’interactions des pratiques).

·          Assure une capitalisation des initiatives de contrôle interne pour partager avec les départements ce qui fonctionne ou non et pour améliorer les outils et procédures.

Organiser la collecte des cas de fraudes :

·          Participe à la définition de la politique anti-corruption, effectue les adaptations des guidelines ainsi que la création de nouveaux documents cadres.

·          En étroite collaboration avec les responsables financiers, il soutient et facilite la mise en œuvre de la ligne directrice et du processus de lutte contre la corruption.

·          Implémente un système simple de collecte des cas de fraude (même celles traitées localement).

·          Capitalise les différents types de fraudes, leurs raisons d’occurrence ainsi que leurs impacts.

·          Organise des sessions de sensibilisation, de briefing (documentation, présentation, webinaire).

·          Anime et encadre les comités de gestion de fraudes entre missions, cellule et département technique.

·          Définit la stratégie d’investigation des fraudes pour venir en support aux missions : définition possible d’un pool d’investigateurs et des besoins de formation et d’accompagnement.

Participer au développement des outils de contrôle Interne et de la Toolbox Contrôle Interne en lien avec les différents départements concernés :

·          S’assure que le personnel de terrain et siège a accès aux informations et aux connaissances techniques nécessaires pour assurer ses responsabilités et ses tâches.

·          Contribue au développement, à la mise en place, à la maintenance et à la diffusion des outils : rédaction des procédures, manuels, « tool box », fiches techniques, etc …

·          Travaille conjointement avec les équipes métiers sur les formations transverses, outils, contrôles et méthodes communes.