RESPONSABLE DESK/ CELLULE EN CHARGE DE LA LOGISTIQUE

Sous la supervision hiérarchique du responsable cellule et la supervision technique du responsable logistique opérationnelle, le Responsable Logistique Cellule (RLC) est garant du respect et du suivi des politiques logistiques (technique), dans la définition et la mise en œuvre des programmes du périmètre de la cellule.

Activités principales de l’emploi :

En tant que membre de l’équipe cellule :

• Participer à la définition des objectifs des programmes des pays de sa cellule ; suivre le contexte géopolitique, sanitaire, etc. des pays d’intervention
• Proposer des programmes non médicaux (WASH, distributions nourriture/NFI, abris, etc.).
• Rendre explicites les contraintes techniques de son métier pouvant affecter les opérations ; informer la cellule des enjeux techniques des programmes.
• Accompagner les missions dans la traduction des objectifs med/ops dans une stratégie logistique
• Représenter ses activités auprès de publics divers (par exemple : la cellule aux missions pendant les visites, les opérations aux départements du support au siège, etc.)
• Garantir une bonne communication avec les autres sections MSF ou ONGs actives dans la région de son portfolio
• Participer aux évènements des départements support et opérations (i.e. Log Week, Séminaires des départements, Coordo Week selon invitations, réunion du département logistique, etc.)

Être responsable du suivi, de l’analyse, et du budget de son activité :

• Garantir le partage des informations nécessaires au pilotage de son activité ; garantir la mémoire de la logistique des missions
• Evaluer et analyser les activités de la logistique des programmes et des missions via les outils disponibles (Unifield, Wefin, MEMO, fichiers d’évaluation d’activité comme le référentiel hospitalier, les basics, checklists, etc.) avec une optique d’anticipation en support aux coordinateurs aux terrains.
• Rendre compte de ses activités et budget aux départements log et IT à la Log MAP annuelle, et au RC tout au long de l’année (commissions budgétaires, MAP opé, etc.).

Être garant du respect des politiques et procédures adaptées au terrain : 

• Réduction de l’empreinte carbone : Mettre en place le projet Pace Maker sur les missions pour atteindre l’objectif de réduction de l’empreinte carbone de l'organisation. Développer et suivre les projets alignés avec cette stratégie, incluant des mesures sans impact budgétaire et d’autres de plus grande envergure.
• Stratégie d’approvisionnement : En collaboration avec la supply cell, assurer une veille continue sur les stratégies d’approvisionnement international, rechercher des solutions aux contraintes d’importation, et garantir une stratégie d’approvisionnement alignée avec les ambitions de réponse aux urgences des pays.
• Prévention des risques : En partenariat avec les départements supply et finance, veiller au bon fonctionnement des comités de prévention des risques (fraudes) mis en place sur les missions, assurant une gestion rigoureuse et transparente.
• Garantir la diffusion et le respect des politiques, des standards, et des procédures pour son périmètre logistique
• Donner support aux coordinateurs logistiques pour filtrer les demandes d’amélioration technique en perspective du contexte opérationnel
• Ensemble avec les coordinateurs logistiques, suivre et évaluer le déploiement de nouvelles pratiques ou équipements dans ses missions en collaboration avec les départements de support.
• Être force de proposition sur des innovations nécessaires pour l’avancement des missions dans son portfolio.

Apporter du support aux mission de son portefolio :

• Faire des visites dans chaque pays au moins tous les 18 mois pour garder la vision, le lien avec les actualités du terrain, et faire une évaluation des pratiques logistiques.
• Venir en appui aux missions en cas d’alerte (i.e. remplir gap, renforcer l’équipe en cas d’urgence, etc.).
• Epauler les coordinateurs logistiques dans la mobilisation du support technique au bon fonctionnement de la mission, soit directement, et vérifier que le support apporté est adapté au contexte du pays.
• Valider les commandes et les items stratégique/techniques selon les standards et procédures, en veillant à l’adéquation des commandes avec les besoins de la mission.
• Capacité de réponse logistique : En collaboration avec les Coordinateurs Logistiques, définir et renforcer les stratégies de préparation aux urgences (Eprep) des missions, incluant une capacité de réponse aux secours non médicaux.

Participer à la gestion de la sécurité et la réduction des risques des missions :

• Réponse aux crises : Les pays de la Cellule 3 sont régulièrement confrontés à des épidémies et crises endémiques, souvent en zones de conflits complexes. Il est donc crucial d’assurer la sécurité des équipes et des activités.
• Assurer que les coordinateurs logistiques et par extension les équipes logistiques participent à l’analyse de risques de l’environnement et suivre le contexte des missions, y compris la sécurité routière.
• Collaborer avec le RC pour assurer que les documents clés de sécurité pour chaque mission sont à jour dans les archives de la cellule.
• Collaborer avec le RC pour garantir l’utilisation des outils de suivi d’incident de sécurité par les équipes terrains.
• Avec les coordinateurs logistiques, garantir l’utilisation des outils de suivi d’incident de sureté par les équipes terrains et assurer la mise en place de la sécurité appliquée / les mesures de sureté des équipes.
• Participer à l’analyse et capitaliser les incidents sécuritaires et suretés des missions dont il est responsable.

Manager les équipes de son périmètre 

• Dimensionnement des équipes logistiques : Adapter la taille et la composition des équipes logistiques en tenant compte des notions de profilage et du devoir de protection ("duty of care").
• Management des Référents Techniques Régionaux (RTR) : Assurer le management direct de l’équipe de Référents Techniques Régionaux basés à Dakar en collaboration avec les autres cellules opérationnelles concernées.
• Formation et développement : Suivre et développer les formations logistiques inter-sections à Dakar en collaboration avec les RTR et le POS, avec les modules actuels en biomédical et mécanique, et du centre de formation déjà identifié.
• Parcours des logisticiens LHS : Assurer la continuité et le suivi des parcours des logisticiens LHS en lien avec le MiO LnD Cell 3.
• Superviser, accompagner, conseiller, recruter et être en support aux équipes sous sa responsabilité (soit fonctionnel, soit hiérarchique)
• Participer à l’orientation et à l’évaluation de leur travail en collaboration avec le Chef de Mission ou manager fonctionnel (feuille de routes, bilans, etc.)
• Assurer l’accompagnement et avancement des compétences des équipes logistiques dans son périmètre (exemple : les détachements, expatriations, validations du niveau supérieur, recrutements, formations, etc. du staff international et national)
• Conseiller les missions dans la bonne composition des équipes logistiques (pour la composition de l’équipe et, pour les postes seniors, pour le conseil pour les profils identifiés) ; supporter les missions dans la composition des dispositifs de support (niveau projet, pays, et région) en collaboration avec le supply cell.

Transmission des compétences et capitalisation :

• Veiller à la capitalisation des connaissances et des méthodes acquises sur le terrain.
• Ensemble avec les coordinateurs, rédiger les retours d'expérience.
• Participer à la formation de staff sur le terrain ou lors de sessions off-sites.
• Définir et assurer le parcours des briefings nécessaires des logisticiens et des coordinateurs (i.e. passage par Bordeaux, briefings groupés/techniques, etc. avec priorité aux cologs et premières fois sur le poste)
• Débriefer les logisticiens et autres postes clés de ses pays du portfolio.
• Assurer la mise à niveau de ses compétences techniques par la formation interne ou externe.