Responsable des Achats Intersection - République Centrafricaine H/F

Responsable des Achats Intersection - République Centrafricaine.

Lieu : Bangui, République Centrafricaine
Contrat : Contrat à durée déterminée à 100 %
Durée : 12 mois
Date de début : Janvier 2025

I.                     CONTEXTE

Bangui est une ville de 1,1 million d'habitants avec un revenu annuel moyen par habitant d'environ 500 €. « Selon les dernières estimations datant de 2020, environ 71 % de la population vit en dessous du seuil de pauvreté international (1,90 $ par jour, en parité de pouvoir d'achat) ».

Contrairement à de nombreux pays où MSF représente un pouvoir d'achat relativement faible, en République Centrafricaine, MSF est un acteur très important sur le marché, qui est très petit et concentré à Bangui. La disponibilité et les normes de qualité des articles constituent un défi récurrent. Par conséquent, l'augmentation de la coordination entre les centres opérationnels (OCs) de MSF en matière d'approvisionnement peut réduire le risque que différentes entités de MSF se fassent concurrence pour les mêmes ressources. Le besoin d'une approche coordonnée des achats et d'une gestion harmonisée des contrats justifie la nécessité d'une gestion coordonnée entre centres opérationnels MSF pour les catégories les plus critiques en République Centrafricaine.

II.                   OBJECTIF DU POSTE

Le Responsable des Achats Intersection (IPM) définit et met en œuvre la stratégie d'achat pour répondre aux besoins communs à tous les OCs présents dans le pays. 

L'objectif de ce poste est d'augmenter la disponibilité et la qualité des biens et services, de réduire les délais et les risques, de mutualiser les efforts d'approvisionnement afin de réaliser des économies sans compromettre la qualité, de simplifier la gestion des catégories et d'éviter la concurrence entre les OCs. Il doit également garantir une approche cohérente des achats à travers le mouvement MSF, en harmonisant les méthodologies, pratiques, outils et processus d'approvisionnement, en conformité avec les protocoles, normes et procédures de MSF.

III.            RESPONSABILITÉS CLÉS

1.        Effectuer une analyse des dépenses, identifier les catégories prioritaires communes à toutes les OCs et fournir une feuille de route de mise en œuvre.

·        Sur la base des informations fournies par les points focaux des achats des OCs (Coordinateur Supply / logistique, SCTL et/ou responsables des achats), établir une cartographie des dépenses pour identifier les priorités d'approvisionnement (fournisseurs clés et catégories).

·        En collaboration avec le Comité de Pilotage, définir la stratégie d'approvisionnement intersectionnelle incluant les catégories à gérer au niveau intersectionnel et son plan de mise en œuvre.  

2.        Définir et monitorer les fournisseurs intersection pour les catégories prioritaires

·        Créer une feuille de route pour la mise en œuvre des activités identifiées.
Monitorer les fournisseurs actuellement sous contrat intersection pour le carburant, le transit et le gaz.

·        Standardiser les listes des articles les plus couramment utilisés par catégorie dans les contrats communs entre les 4 OCs pour les catégories prioritaires sélectionnées.

·        Identifier les marchés et fournisseurs potentiels localement et régionalement en coordination avec d'autres opérations MSF dans d'autres pays (par exemple, OCG au Cameroun) pour les besoins communs.

·        Diriger les processus d'appels d'offres ouverts pour les catégories et articles communs, en se concentrant sur l'efficacité, l'agilité, la qualité et le prix.

·       Comprendre les outils d'approvisionnement et adapter les critères de sélection au contexte, encoder les données issues des divers appels d'offres et fournir une analyse pour soutenir les Coordinateurs Supply dans leur prise de décision.

·        S'assurer de pratiques d'achat durables lors de la sélection des fournisseurs pour les catégories prioritaires et engager les fournisseurs actuels dans les ambitions durables de MSF.

·        Évaluer la compétitivité des prix contractuels des contrats intersection avant renouvellement.

·        Évaluer systématiquement la performance des fournisseurs sélectionnés pour les catégories prioritaires à l'aide d'outils d'évaluation et prendre des mesures correctives si nécessaire.

·        Suivre physiquement les contrats et archiver systématiquement ceux-ci, mettre à jour l'outil de catalogue des prix utilisé sur la mission et le rendre accessible à toutes les parties concernées.

3.        Créer et gérer un réseau fonctionnel pour les achats intersection

·        Organiser des réunions d’achat intersection au moins une fois par mois.

·        Briefer les nouveaux points focaux achat / Supply de la mission et répondre à d’autres demandes de briefing ad hoc.

·        S'assurer que les départements financiers reçoivent leurs copies des contrats et soient informés pour vérifier si les prix facturés sont conformes aux prix convenus.

·        Veiller à ce que les produits soumis à la TVA soient répertoriés en collaboration avec le BIP (bureau des protocoles) et que l'application de l'exonération de la TVA soit accrue.

·        Garantir la cohérence entre les termes contractuels des fournisseurs et les documents nécessaires pour l'application de l'exonération de TVA.

·        Faire du réseautage avec d'autres organisations – Ex. Log Cluster et autres plateformes.

·        Coordonner le travail avec les Responsable achats des OCs (PMs) afin d'éviter les chevauchements et la concurrence sur les mêmes activités. Le IPM se concentrera sur les catégories mutualisées convenues tandis que les PMs se concentreront sur les priorités propres à chaque OC, tout en collaborant étroitement sur les besoins opérationnels.

·        Assurer l'implication adéquate des parties prenantes clés, y compris les référents techniques pour la validation des sources et des articles, afin de garantir une mise en œuvre réussie de la stratégie d’achat.

·        Communiquer en temps opportun sur les problèmes, opportunités ou toute mise à jour importante liée à l'activité achat intersection.

·        Fournir un soutien technique et accompagner le personnel des OCs pour contribuer au développement des meilleures pratiques et des capacités en matière d’achats.

Hors périmètre:    

·        Passer les commandes aux centrales d’achat.

·        Validation technique des sources pour les articles logistiques et médicaux nécessitant une telle validation.

·        Activités transactionnelles : placement des commandes, réception des marchandises et facturation restent du ressort de chaque OC.

IV.            CONNAISSANCES, COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE

Connaissances pratiques / techniques

·        Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion de la chaîne d'approvisionnement, achats ou similaire.

·        4+ ans d'expérience en achats, incluant analyse de données, sourcing, négociation complexe et gestion de contrats ou dans un domaine similaire comportant les mêmes composantes.

·        Connaissances approfondies des processus de chaîne d'approvisionnement et de budgétisation financière requises.

·        Expérience internationale (hors du pays d'origine) et missions terrain en achats ou autres fonctions de la chaîne d'approvisionnement avec MSF ou une autre ONG sont un atout.

·        Expérience en gestion de projet est un atout

Planification et organisation   

·        Esprit analytique, compétences organisationnelles et autonomie indispensables.

·        Orientation sur les résultats et sens du service client requis.

Communication et Influence   

·        Capacité à travailler de manière transversale, dans un environnement multiculturel et à distance sont nécessaires.

·        Capacités d'écoute, diplomatie avérée et aptitude à développer un réseau professionnel.

·        Capacité à motiver et mobiliser les différents interlocuteurs.

Exigences Pratiques

·        Capacité avérée à travailler avec Office et ERP, en particulier une maîtrise d'Excel est indispensable.

Maîtrise du français parlé et écrit, niveau minimum B2, est obligatoire. D'autres langues constituent un atout