Référent·e Logistique Outil GMAO F/H

MEMO est le logiciel de gestion des équipements et de leur maintenance, déployé sur les terrains MSF-Paris depuis 2018.

Sous la responsabilité du Responsable du pôle Support Technique et en étroite collaboration avec le Réfèrent Processus et Outils Métier (RPOM), le Référent Application de GMAO (MEMO) est l’interlocuteur privilégié sur les sujets autour de l’outil : il présente l’outil, conseille et supporte les utilisateurs, leur apporte des solutions pour une meilleure exploitation de l’outil et modifie les paramétrages et les référentiels de l’outil pour son bon fonctionnement.

Principales responsabilités :

Conseil et support aux utilisateurs de l’outil MEMO

·          Réaliser le support fonctionnel et technique auprès des utilisateurs (formation d’utilisation, difficultés techniques, briefings, dysfonctionnements, etc.).

·          S’assurer de la diffusion aux terrains des bonnes pratiques et solutions aux problématiques rencontrées.

·          Réaliser la mise à jour de la gestion des missions/projets, des utilisateurs, des droits en lien avec les terrains,

·          Assurer la communication avec les utilisateurs en cas d’arrêt, de modification d’une fonctionnalité, etc.

·          Assurer la formation (animation des formations internes, briefings) et renforcer le niveau de compétence des utilisateurs.

·          Préparer les visites terrains nécessaires ensemble avec les responsables logistiques terrains et les coordinateurs logistiques, et autre référents techniques.

Contribue au transfert des compétences

·          Participer à la définition/modification des contenus des formations.

·          Assurer la formation de tous les intervenants de la logistique terrain sur leur domaine d’expertise et participer à la gestion du pool des logisticiens

·          Assurer le maintien d’un niveau de compétence pour son domaine auprès de ses collaborateurs du siège notamment les Responsables Logistiques Cellules

·          Animer l’utilisation de MEMO via des newsletters, l’intranet, fiche pratique, etc.

Réalisation des modifications dans l’outil MEMO

·          Paramétrer l’outil (données, écrans) autour des processus de gestion de parc, de gestion de la maintenance préventive et corrective.

·          Réaliser les actions de mise à jour des référentiels :

o     modification des modèles de plan de maintenance

o     liste des équipements à suivre (en lien avec les référents techniques)

Participer au contrôle des développements spécifiques du logiciel réalisés par l’éditeur :

·          Participer à l’élaboration des spécifications fonctionnelles

·          Participer aux tests des nouvelles versions en vue de leur déploiement avant le passage en production.

Suivi et analyse de son activité :

·          Accompagner les responsables logistiques cellules dans la définition des objectifs annuels de l’utilisation de l’outil MEMO dans pour chaque mission.

·          Accompagner les coordinateurs logistiques et la reste de l’équipe terrain à définir les rôles des responsabilités concernant MEMO pour chaque mission.

·          Analyser et rapporter périodiquement les composantes de l’activité pour l’ensemble des missions.

·          Travailler avec les responsables logistiques cellules pour s’assurer de la qualité des données pour l’ensemble des missions où l’outil est déployé.

Contribution au développement de la transversalité :

·          Travailler en étroite collaboration avec les autres départements du siège (Logistique, Opérations, Finance, Médicale) et des autres entités MSF (Epicentre, MSF Logistique, etc)

·          Participer aux projets transversaux qui nécessitent l’apport de données depuis le logiciel MEMO.

Autres activités :

Manager des équipes (Mobile Implementation Officers, autres à définir).

Objectifs spécifiques :

·          Support fonctionnel et technique auprès des utilisateurs :

o     Briefings utilisateurs en priorisent les premiers départs.

o     Traiter les tickets remontés par les utilisateurs (dysfonctionnements, difficultés techniques, diffusion des bonnes pratiques d’utilisation de l’outil et de gestion des équipements)

o     Mise a jour des emplacements/ comptes utilisateurs.

o     Accompagnement des Points Focaux Mission à travers l’organisation et l’animation des rencontres mensuels en remote.

·          Transfert des compétences / Formation :

o     Organisation (contenu et format) et animation des webinaires thématiques trimestriels (en étroite collaboration avec les référents techniques du POS)

o     Révision et mise à jour (contenu et format) du module « Gestion de parc équipements » de la formation en présentiel « T.L.B. »

o     Animation, diffusion et sensibilisation a l’utilisation de la nouvelle plateforme intranet (toolbox) dédiée à la gestion des équipements.

·          Développements / modifications dans l’outil :

o     Mise à jour des référentiels de base (Catalogue MEMO et modèles des plans de maintenance) en lien avec les référents techniques

o     Contribuer à la définition des besoins des futurs applications / améliorations à apporter à l’outil.

·          Gestion de Projet/Equipe :

o     En lien avec le R.P.O.M. contribuer à l’organisation/animation du comité MEMO (comité de pilotage interne)

o     Recruter et encadrer le prochain M.I.O. sur la base des besoins pre-identifiés (sous-réserve de validation budgétaire pour 2025)

·          Autres :

o     Contribuer au développement des futurs rapports d’analyse et suivi d’activité dans PowerBI (definition des besoins, indicateurs cles, maquettes de rapport)