Assistant.e Ressources Humaines F/H

Position dans l'Organisation
Responsable (hiérarchique) : Responsable Administration du personnel / PDM
Responsable (fonctionnel) :  Responsable RH Siège
Domaine professionnel : RH
Supervise (Fonction) : -

Mission

Effectuer des travaux administratifs, RH ou juridiques en qualité d’assistant/e du responsable RH du projet, ceci conformément aux normes et procédures MSF et de manière à garantir la conformité aux règlements et à concrétiser les capacités RH nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.

Principales responsabilités :

• Sous la supervision du responsable RH du projet, gérer les dossiers personnels en veillant à leur précision et à leur conformité ainsi qu’à la ponctualité des paiements.

• Mettre à jour la base de données RH et les dossiers personnels pour faciliter les procédures de gestion.

• Mettre à jour les dossiers de la sécurité sociale et du bureau des impôts, de manière à être en conformité avec les exigences légales, y compris certaines modifications si nécessaire, ceci de manière à respecter leur conformité aux lois sur le travail et les impôts.

• Préparer les contrats de travail en respectant les exigences locales notamment les modifications spécifiques quand c’est nécessaire de manière à se conformer au droit du travail et au droit fiscal local.

• Assurer le suivi de toutes les dates d’expiration des contrats de location et informer le responsable administratif suffisamment à temps pour une reconduction ou une solution alternative.

• Préparer les fiches de paie de l’ensemble du personnel, configurer et actualiser les éléments nécessaires de manière à garantir la ponctualité et l’exactitude de la paie du personnel.

• Mettre toutes les informations administratives à disposition du personnel (affichage, réunions, etc.) ; aider le responsable finance du projet pour la traduction des documents en langue locale et le seconder, à sa demande, pour les réunions.

• Toute autre tâche déléguée par le responsable RH du projet.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A LA SECTION MSF / CONTEXTE

• Assurer le suivi mensuel puis annuel des dossiers et déclarations de la sécurité sociale, des impôts et de l’IPRES de manière à être en conformité avec les exigences légales.

• Veiller à la mise à jour du logiciel de paie pour tout changement ou modification concernant un travailleur

• Gérer et archiver les dossiers (numériques et physiques) de l’ensemble du personnel (contrats, suivi des congés, suivi des repos médicaux, documents administratifs,)

• Assurer le suivi des journaliers (réception de la demande, suivie de la fiche de pointage, préparation de la fiche de paie)

• Préparer les fiches de per diem pour tout staff en visite ou en détachement

• Assurer le suivi de l’assurance santé du personnel (courriers d’adhésion, résiliation, facture, cartes santé etc.)

• Editer les notes de services

• Préparer les divers documents RH demandés par le personnel.