Mission
Le département médical a pour finalité de contribuer, avec le département des opérations et les autres départements, à la mission sociale de l’association dans les principaux domaines suivants :
- La co-construction des stratégies médico opérationnelles
- L’appui médical aux terrains en termes d’expertise, de stratégie, de formation et de recherche
- L’amélioration continue de la qualité des soins et le respect de l’éthique médicale
- La recherche, la veille scientifique, l’introduction/le suivi des innovations médicales
- Le plaidoyer en interne et en externe sur les sujets médicaux
Le département est dirigé par une directrice médicale et 3 directeurs médicaux adjoints. L’équipe de direction est complétée par une attachée de direction (poste à pourvoir), un(e) assistante de département, une coordinatrice recherche et un(e) stagiaire. Le département est constitué de pôles d’activités thématiques regroupant les référents médicaux des spécialités concernées, principalement basés à Paris et autres localisations en France mais aussi à New-York, Sydney, Dakar, Nairobi.
Il/elle assiste la directrice médicale pour optimiser la gestion de son activité du point de vue relationnel, organisationnel, et administratif, et prend en charge le suivi de certains dossiers spécifiques qui lui sont confiés. Le poste d’Attaché de direction contribue à organiser la réflexion collective en vue de formaliser la stratégie du département.
Principales responsabilités :
Assurer le support stratégique et organisationnel de la direction médicale :
- Assurer le secrétariat de la directrice médicale (gestion des rendez-vous, messagerie électronique, rédaction de mails et des courriers dans le cadre du suivi des différents dossiers, gestion des archives des documents essentiels)
- Assurer les coordinations et le suivi des projets ou dossiers internes et intersections qui lui sont confiés (participer à la réflexion, formalisation, lecture de documents, rédaction de note de synthèse, coordination des acteurs impliqués, capitalisation). A titre d’exemple : préparation et capitalisation d’ateliers médico-opérationnels en collaboration avec les opérations, co-construction avec l’équipe de direction d’évènements du département médical, support au montage et suivi de dossiers en mode projet.
- Prendre en charge la gestion budgétaire du département par délégation (élaboration des budgets avec la direction et les membres du département sur la base des axes stratégiques et la définition des besoins, assurer la gestion mensuelle et le suivi budgétaire, être responsable des révisés)
- Préparer les réunions internationales et être le référent sur toutes les questions des contacts internationaux du mouvement
Coordonner les informations et les activités :
- Coordonner la circulation d’informations auprès des différents interlocuteurs de MSF France, le Mouvement MSF et externes
- Organiser et assister aux réunions du département : préparation de l’ordre du jour, gérer les comptes rendus et suivre la mise en œuvre des décisions actées. Dans ce cadre, assurer le suivi des dossiers délégués et si nécessaire les relances des collaborateurs
- Organiser la sauvegarde, la hiérarchisation et le partage des informations sur le réseau en collaboration avec l’assistante de département
- Construire et mettre en œuvre avec la direction médicale et l’assistante de département la stratégie de communication du département médical en interne et externe MSF
Assurer la gestion administrative du Département en collaboration avec l’assistante de département
- Participer à la gestion administrative (plannings des absences, demandes de contrats, fiches de paie, réservations d'hôtel et billets d'avion, notes de frais, fournitures, factures, en collaboration avec l’assistante de département
- Anticiper et gérer avec les GRH les cas particuliers en veillant au respect de la politique et des procédures RH (temps partiel, personnel international)
- Participer au processus de recrutement (aide à la rédaction de l’annonce, suivi avec le service recrutement, prise de rdv…) et à l’accueil des nouveaux membres du département
- Planifier les entretiens annuels des équipes.
Compétences professionnelles
Formation Diplôme Bac +5 (relations internationales, RH, sciences politiques, droit, administration…) - essentiel
Expérience :
- Expérience professionnelle similaire requise de 3 ans minimum
- Expérience requise dans une structure à dimension internationale
- Expérience souhaitable en milieu associatif ou ONG
- Une expérience précédente au sein de MSF OCP est un plus (siège ou terrain)
Compétences : Maîtrise de Pack Office (Power point, Word, Excel), Internet et les réseaux sociaux.
Langues : Français et Anglais courants : C2 écrit et parlé indispensable
Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers auront été retenus seront contacté(e)s.
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