Attaché.e de Direction des Opérations F/H

Le Département des opérations est composé de plus d’une centaine de personnes  : une Direction des opérations, 8 cellules opérationnelles en charge de piloter les missions, et des unités transverses ou équipes projets. L’équipe est principalement installée dans le bureau Parisien, et 4 des cellules opérationnelles sont décentralisées : Tokyo, Nairobi, Dakar, Dubaï.

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des opérations, et en binôme avec la chargée d’information des opérations, l’attaché.e de direction assiste l’équipe de direction et le département des opérations pour optimiser la gestion de l’activité du point de vue relationnel, organisationnel et administratif et a en charge les dossiers spécifiques qui lui sont confiés.

Principales responsabilités :

Pour la Direction des opérations

• Assurer l’assistanat courant du Directeur des Opérations : gérer les rendez-vous et la boîte électronique, drafter des emails et communications internes, flaguer les priorités et assurer la transmission des messages importants, archiver les dossiers sensibles
• Contribuer à entretenir le lien avec les managers, membres et unités de l’équipe
• En appui à la direction, organiser les temps de discussions avec les autres équipes
• Comprendre les priorités et faciliter les stratégies de la Direction
• Assurer le lien avec les autres départements (attachés de direction et assistants de direction)

Pour le Département des opérations

• Assurer la gestion administrative du département : plannings des absences et astreintes, organigrammes, travels, frais, factures…
• Accompagner l’onboarding des personnes de l’équipe : participer au processus d’induction (briefings, outils, formations), organiser l’intégration des collègues
• Planifier les entretiens annuels de l’équipe rattachée à la Direction
• Encourager et veiller à l’accès à la formation professionnelle des membres de l’équipe
• Maintenir des interactions étroites et un lien fort avec les équipes des cellules décentralisées : suivi RH, contacts réguliers, venues à Paris
• Par délégation, construire le budget de fonctionnement du département (Direction, cellules, unités transverses), participer au pilotage et au suivi, anticiper les variations budgétaires
• Suivre les dossiers spécifiques qui sont confiés : induction, déplacements, contrats experts et mobiles

Avec les managers de l’équipe :

• Suivre les recrutements, organiser les demandes de contrats, suivre la campagne des entretiens annuels
• Suivre les dossiers RH particuliers et sensibles en veillant au respect des process RH en place (immigrations, renforts, coachings, réorganisations…)
• Suivre les procédures de signatures des délégations de pouvoirs aux coordinateurs.trices terrains et les procédures d’apostille et de légalisation qui s’ensuivent

Communication interne et organisation des temps forts :

• Distribuer les informations relatives aux set-up, les rapports de visites, et les informations relatives aux passations des pays
• Faire circuler l’information auprès des différent.e.s interlocuteurs.trices
• Contribuer à la newsletter interne (proposer des interviews internes et des sujets)
• Contribuer à l’organisation des séminaires d’équipes, commissions et révisés budgétaires, semaine des coordinateurs.trices et rendre disponibles les informations quant aux mises à plat des missions
• Assister aux réunions stratégiques : points infos, réunions des opérations, plateformes interdisciplinaires, CA, réunions thématiques
• Préparer les réunions internationales si elles se déroulent à Paris

Cellules de crise :

En cas de gestion de crise et en respect de la confidentialité, apporter le support administratif et logistique relatifs aux montages des cellules de crise (support au montage de la cellule, faciliter l’organisation administrative des rotations, support et accès à l’information) et veiller à la bonne circulation de l’information en interne des set-up dédiés.